PRESUPUESTO U OFERTAS

Antes de un pedido en firme de un cliente, es posible que tengamos que hacerle una propuesta de venta mediante un presupuesto u oferta y negociarla con el cliente. Mediante esta opción podremos generar el documento de presupuesto, oferta o incluso proforma. Para ello deberemos cumplimentar la información solicitada. A continuación remarcamos algunos aspectos importantes.

Después de introducir el código de cliente, aparecerán todos los datos necesarios de la ficha del cliente para la generación de la cabecera del presupuesto. Estos datos podrán variarse y solo tendrán efecto para el presupuesto que se está tratando.

Se requiere introducir una serie de facturación, ésta serie será ya inamovible hasta el proceso de facturación. La serie nos delimitará la numeración correlativa de los documentos (presupuestos, pedidos, albaranes y facturas).

La numeración del presupuesto puede ser la misma que la de pedidos siempre y cuando el usuario administrador así lo configure.

Cada cliente tiene asignado un representante comercial que como hemos comentado puede variarse para cada presupuesto. A su vez los usuarios de Boss Manager pueden identificarse o no, como representantes a través del usuario administrador. Entonces un usuario identificado como representante solo podrá ver los presupuestos de sus clientes. Puede darse el caso de que un delegado de zona tenga a su cargo diferentes representantes y éste debe poder ver todos los clientes de los representantes que tenga a su cargo, en este caso deberá informarse a través de la opción ‘Representantes asociados’ dentro del apartado de representantes.

En los datos bancarios si se introduce un tipo de efecto que en el maestro de efectos esté marcado como que requiere banco, deberemos informar obligatoriamente de nuestra cuenta bancaria donde queremos que se efectúe el ingreso. Si el cliente en su ficha tiene informado en el campo cuenta bancaria, una cuenta, ésta se arrastrará indiferentemente del tipo de documento. Esto es para efectos de control de tesorería que indica que gestionaremos el cobro a través de esta cuenta.

A los presupuestos debemos asignarles un estado. Negociándose sería el estado inicial a la espera de una confirmación del cliente. Firmado sería el estado en que el cliente nos ha confirmado la aceptación del presupuesto y por lo tanto podríamos traspasar este presupuesto a pedido en firme. Los presupuestos firmados no se podrán modificar. Anulado sería el estado en que un presupuesto deja de estar vigente porque ha sufrido una serie de alteraciones y posiblemente ha generado un nuevo presupuesto. El estado de perdido sería el caso contrario al de firmado, es decir que el cliente no acepta nuestro presupuesto. Y el estado de simulación solo se usará para previsiones bien de venta bien de producción (en el cálculo del PMP, plan maestro de producción).

El administrador puede configurar si en la introducción del presupuesto sea visible el margen de beneficio que representa este presupuesto. El método para calcular el margen es variable y a través también del usuario administrador se puede configurar que descuentos intervienen.

Una vez introducidos los datos de cabecera, ya se pueden introducir las líneas de detalle o bien importar de una hoja de Excel. Si se importan de una hoja de Excel el formato de la hoja debe cumplir unos requisitos. Estos son:

1.- Se empezarán a importar las líneas siguientes después de haber encontrado en la columna A la palabra ‘ARTICULO’.

2.- Las columnas empezando por la ‘A’ y siguiendo correlativamente, deben corresponder a:

                        Artículo
                        Descripción artículo
                        Cantidad
                        Cantidad bonificada
                        Precio venta
                        Descuento 1
                        Descuento 2
                        Fecha prevista entrega
                        Código Proveedor
                        Precio Coste

3.- Si la descripción del artículo no está informada, se asignará la que tenga en la ficha según su código. Debemos vigilar que en la descripción no existan caracteres especiales que puedan dar problemas, por ejemplo retorno de carro, o comillas simples (').

4.- Si el código de artículo corresponde a un artículo diferente del tipo ‘NI’ (no inventariable), no se tendrá en cuenta el precio de coste, sino que éste ya se cogerá en función del lote que se entregue.

5.- Se terminará de importar líneas después de encontrar 4 líneas en la columna A (código articulo) en blanco. Si hay líneas en blanco pero no superan las 3 líneas, éstas se omitirán.

Solo se permitirán introducir artículos que en la ficha de artículos estén marcados que son de venta.

Se puede cambiar la descripción de los artículos para este presupuesto pulsando el botón para tal efecto. Si el artículo introducido es del tipo “NI” (no inventariable) automáticamente ya se permite cambiar la descripción, ya que lo podemos usar tanto para introducir observaciones o ampliaciones de descripción, o para introducir servicios. Puede que el artículo sea del tipo “NI” y éste englobe n artículos que sean inventariables, pues en este caso se generaran tantas líneas como artículos diferentes englobe (a precio cero).

Si se introduce un artículo “NI” y el usuario administrador ha informado de que deberán introducirse los costes manualmente, el sistema le obligará a introducir el precio de coste de este artículo.

Si el artículo es del tipo ‘NI’ como en el caso anterior, el sistema comprobará si éste tiene desglose de venta o lo que es lo mismo que si es un artículo compuesto de otros. En el caso de que sea compuesto automáticamente se incluirán en el presupuesto todas las líneas de los artículos que lo componen a precio cero (0), ya que éstos solo intervendrán a efectos de stock. En cuanto a costes también se imputarán (la suma de todos) al artículo padre.

Se pueden introducir cantidades bonificadas. Por ejemplo si se introduce una cantidad de 100 unidades de un artículo determinado en el apartado cantidad, y se introducen 10 unidades en el apartado cant. Bonif. (bonificadas), significa que debemos servir 110 unidades, 100 al precio establecido i 10 a precio cero.

El procedimiento para obtener un precio de venta es el que se detalla en el apartado Asignación de precios y descuentos, teniendo en cuenta que la fecha para obtener la tarifa vigente será la fecha del presupuesto.

A nivel de línea de artículo podremos introducir el código de proveedor (si el caso lo requiere) al que haremos el pedido en caso de producirse la venta. Esto nos permitirá gestionar el pedido de proveedor de forma automática. Para que podamos introducir el proveedor en todos los artículo sean inventariables o no deberá parametrizarse a través del administrador. Si no, solo se podrá informar manualmente el proveedor en aquellos artículos que no sean inventariables, y en el caso de los inventariables se informará automáticamente a partir del proveedor asociado en la ficha del artículo.

Si el margen de beneficio del presupuesto es visible, aparece el margen general del presupuesto en la cabecera como ya hemos comentado y también aparece el margen por línea. En el margen por línea interviene todos los descuentos que el usuario administrador ha configurado, en el sentido de que descuentos que pueden ser generales como el de prontopago o un descuento especial también se tiene en cuenta para determinar el margen por línea.

Las líneas de presupuesto se pueden cambiar de orden, seleccionando previamente la línea a variar y pulsando las flechas azules que aparecen en el pie, en función del orden ascendente o descendente.

A medida que se van introduciendo líneas de artículos el sistema va calculando el peso y volumen de la expedición en base a los datos existentes en la ficha de cada artículo. Estos datos evidentemente serán aproximados y el usuario podrá ajustarlos.

En función de si el usuario administrador ha indicado que se vean los márgenes de venta o no, en la introducción del presupuesto se irá visualizando dicho margen. Los parámetros que configuran el margen los detalla el propio usuario administrador, es decir es quien estable sobre que precio de coste vamos a calcular el margen y que descuentos se van a tener en cuenta o no.

Existe un botón para poder duplicar un presupuesto seleccionado previamente. Al duplicar nos permitirá cambiar el código de cliente, y por supuesto si éste cambia se aplicarán al nuevo cliente los precios de venta de su tarifa.

El listado impreso que se obtiene está personalizado para cada empresa. Las descripciones de los artículos pueden salir con el idioma del cliente siempre que éstas estén introducidas.

FUNCIONES ESPECIALES

Al pie del formulario existe una pequeña barra de herramientas, con unas funciones especificas para la gestión de las lineas del presupuesto. Solo están activas si estamos en modo de edición (modificando o añadiendo un presupuesto nuevo). La barra es la que se detalla a continuación, así como sus funcionalidades.

SUBIR o BAJAR: Al seleccionar una linea del presupuesto la podemos desplazar hacia arriba o hacia abajo en función del icono pulsado.

DUPLICAR: Duplica la linea seleccionada del presupuesto

PROMOCION PACK: Se activa el modo de insertar línea, abriéndose de forma automática la consulta de los diferentes packs promocionales que esten activos en función de la fecha.