| Producto: Hill |
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Para la introducción de un pedido deberemos introducir el código de cliente y a continuación aparecerán todos los datos necesarios de la ficha del cliente para la generación de la cabecera del pedido. Estos datos podrán variarse y solo tendrán efecto para el pedido que se está tratando.
Se requiere introducir una serie de facturación, ésta serie será ya inamovible hasta el proceso de facturación. La serie nos delimitará la numeración correlativa de los documentos (presupuestos, pedidos, albaranes y facturas). En la ficha del cliente puede indicarse la serie habitual de facturación que usaremos para el cliente, y en este caso el sistema ya nos propondrá esta serie informada, pudiéndose cambiar siempre en este momento.
La numeración del presupuesto puede ser la misma que la de pedidos siempre y cuando el usuario administrador así lo configure.
Si se desea cargar un pedido del que se ha introducido previamente un presupuesto deberemos pulsar el botón de 'Confirmar Presup.'. Ver el apartado de funcionalidades especiales en este documento.
Cada cliente tiene asignado un representante comercial que como hemos comentado puede variarse para cada pedido. A su vez los usuarios de Boss Manager pueden identificarse o no, como representantes a través del usuario administrador. Entonces un usuario identificado como representante solo podrá ver los pedidos de sus clientes. Puede darse el caso de que un delegado de zona tenga a su cargo diferentes representantes y éste debe poder ver todos los clientes de los representantes que tenga a su cargo, en este caso deberá informarse a través de la opción ‘representantes asociados’ dentro del apartado de representantes.
El representante puede percibir comisión de la venta efectuada o no. Para conocer el procedimeinto pulse en el siguiente link: Procedimiento asignación de comisión para el representante.
En los datos bancarios si se introduce un tipo de efecto que en el maestro de efectos esté marcado como que requiere banco, deberemos informar obligatoriamente de nuestra cuenta bancaria donde queremos que se efectúe el ingreso. Si no requiere banco podrá informarse de igual forma, (por defecto aparecerá el informado en la ficha del cliente), y éste será el banco donde estará previsto endosar o gestionar el efecto, y por lo tanto tiene una incidencia en la tesorería.
Puede que la forma de pago del cliente no se ajuste a ninguna de las que tenemos definidas. En este caso podemos asignarle la forma de pago “PER” (personalizada) y nos permitirá introducir manualmente los vencimientos de pago y el reparto porcentual del importe de la factura para cada vencimiento.
Es posible que se hayan introducido restricciones a nivel de plazos de pago (Tabla restric_ven_cli), por ejemplo que si el importe es inferior a 200 euros no se acepten 3 plazos. Para realizar estas restricciones se deben realizar directamente por el administrador en la tabla antes mencionada.
Fecha de entrega. La fecha de entrega introducida a nivel de cabecera se transfiere a cada una de la lineas de que se compone el pedido en el caso de pedido nuevo. Si estamos en modificación de pedido y se cambia la fecha de entrega de la cabecera del pedido, se cambiaran las fechas de entrega de las líneas que tengan la fecha de entrega coincidente con el valor anterior que tenía la fecha y se pondrá la nueva. Las líneas que tuvieran un valor diferente no se alterarán porque se supone que se han variado. Despues de introducir el cambio el sistema preguntará si se trata de un cambio por error en la fecha introducida o si por el contrario es debido a un cambio real en el plazo de entrega. Si la respuesta es que corresponde a un cambio real, se guardará en una tabla de la base de datos los diferentes cambio sufridos en la fecha de entrega. De esta manera si un usuario tiene interes en saber las demoras o los retrasos que se producen entre la fecha inicial en que se comprometió y la entrega real podrá obtenerlo.
Si el cliente tiene informado en su ficha que pertenece a un grupo y que se le factura al grupo, aparece el campo ‘facturar al grupo’, para poder informar si este pedido sigue el mismo curso, o por el contrario éste se facturará directamente al propio cliente. Puede utilizarse la opción facturar al grupo en el caso de modalidades de pago como leasing o renting, dado que a quien se factura es a una entidad financiera. En este caso se emitiría todos los documentos a nuestro cliente y la factura a la entidad financiera. A efectos de estadísticas a partir de facturas esta venta se imputaría a la entidad financiera, pero a través de las estadísticas a partir de albaranes estaría imputada a nuestro cliente habitual. La manera de definirlo sería definiendo que nuestro cliente pertenece a un grupo, y el cliente grupo sería la entidad financiera.
Si el transportista asignado al pedido tiene informado el tipo de cálculo de portes como ICZ (importe por cantidad y zona), el sistema realizará el cálculo a medida que se introduzcan líneas y se mostrará en el apartado de portes. El cálculo se basará en la tabla portes_icz por empresa, transportista y zona del cliente. La suma de cantidades pedidas se dividirá por la cantidad encontrada en la tabla anterior (campo cant_refp) y se multiplicará por el importe informado (ipor_pcan). De todas maneras el importe reflejado en el campo de portes siempre lo podrá modificar el usuario. Puede darse el caso que el tipo de cálculo de portes sea kilos por provincia. Si es así, a medida que se introducen las líneas, y los artículos tienen informado el peso, se va calculando el peso de la expedición, y en función de la provincia destinataria del material se calculará el importe de portes. Este importe de portes solo se calculará si el tipo de portes del pedido es ‘en factura’ y el importe del pedido no supera el importe máximo introducido con el usuario administrador en los parámetros generales.
El usuario puede haber configurado el sistema para que si un cliente se excede del límite de crédito que tiene asignado en su ficha se bloquee el pedido. Para más detalle de como se calcula el riesgo de un cliente mire el apartado de cálculo de riesgo. Si el resultado es que el cliente excede del límite el pedido quedará introducido pero con la marca de bloqueado, de manera que no podrá servirse a no ser que manualmente se desbloquee. Se puede desbloquear manaulmente por el mismo programa de mantenimiento de pedidos, o bién por el proceso existente en cartera de clientes de desbloquear riesgo. Si el administrador no ha configurado la opción de bloqueo, el sistema informará de si se excede el crédito siempre y cuando el valor informado en la ficha sea diferente de cero o nulo.
Solo se permitirán introducir artículos que en la ficha de artículos estén marcados que son de venta. Se puede establecer un control para que un mismo artículo no se pida en más de un pedido por cliente. Para ello debe informarse del código del articulo en la tabla art_unico_vta.
Se puede cambiar la descripción de los artículos para este pedido pulsando el botón para tal efecto. Si el artículo introducido es del tipo “NI” (no inventariable) automáticamente ya se permite cambiar la descripción, ya que lo podemos usar tanto para introducir observaciones o ampliaciones de descripción, o para introducir servicios. Puede que el artículo sea del tipo “NI” y éste englobe n artículos que sean inventariables, pues en este caso se generaran tantas líneas como artículos diferentes englobe (a precio cero).
Si se introduce un artículo “NI” y el usuario administrador ha informado de que deberán introducirse los costes manualmente, el sistema le obligará a introducir el precio de coste de este artículo.
Si el artículo es del tipo ‘NI’ como en el caso anterior, el sistema comprobará si éste tiene desglose de venta o lo que es lo mismo que si es un artículo compuesto de otros. En el caso de que sea compuesto automáticamente se incluirán en el presupuesto todas las líneas de los artículos que lo componen a precio cero (0), ya que éstos solo intervendrán a efectos de stock. En cuanto a costes también se imputarán (la suma de todos) al artículo padre.
Se pueden introducir cantidades bonificadas. Por ejemplo si se introduce una cantidad de 100 unidades de un artículo determinado en el apartado cantidad, y se introducen 10 unidades en el apartado cant. Bonif. (bonificadas), significa que debemos servir 110 unidades, 100 al precio establecido i 10 a precio cero.
El procedimiento para obtener un precio de venta es el que se detalla en el apartado Asignación de precios y descuentos
Para conocer el procedimiento para asignar la comisión al representante pulse en el siguiente link: Procedimiento asignación de comisión para el representante.
Si el sistema está configurado para poder introducir los costes, debemos tener en cuenta que estos no se podrán modificar si el pedido está relacionado con un pedido de compra. Para poder ver los pedidos de compra relacionados disponemos del botón ‘ped. Compra’.
Al introducir un artículo, si tenemos stock suficiente en almacén podremos reservarlo indicando el almacén, lote y ubicación. Si lo reservamos automáticamente esta cantidad en el almacén pasará del estado de disponible al de reservado. La cantidad a reservar nunca podrá ser mayor a la pedida y tampoco podrá corresponder a más de un lote o ubicación. Si corresponde a más de un lote o ubicación deberán introducirse tantas líneas como distintos lotes o ubicaciones reservemos. La cantidad reservada siempre estará expresada en unidades de stock y no de venta.
Las líneas de pedido se pueden cambiar de orden, seleccionando previamente la línea a variar y pulsando las flechas azules que aparecen en el pie, en función del orden ascendente o descendente. Solo podrán variarse de orden las líneas de los pedidos en estado de abiertos.
A medida que se van introduciendo líneas de artículos el sistema va calculando el peso y volumen de la expedición en base a los datos existentes en la ficha de cada artículo. Estos datos evidentemente serán aproximados y el usuario podrá ajustarlos.
En la cabecera del pedido aparecen dos importes. Importe bruto corresponde al importe solo de mercancía (sin portes, sin seguros ...), sin aplicar ningún descuento de los que tenga asignados. Y el importe pedido corresponde al importe de la mercancía con los descuentos aplicados. En ninguno de los dos casos se incluye el IVA
En el supuesto de introducir un pedido con una divisa distinta a la que la empresa tiene seleccionada, el sistema guarda el valor del pedido tanto con la moneda con la que trabaja la empresa como con la moneda en que se ha cursado el pedido. La conversión a la moneda de la empresa se efectúa mediante el precio de cambio introducido en la tabla de cambio que se encuentra en la opción ‘cambios de divisas’ de maestros auxiliares.
A través del icono de vista preliminar se puede obtener un listado. Este listado normalmente se personaliza para cada cliente usuario del Boss Manager. En algunos casos el listado puede servir para clientes que solicitan una proforma, o bién para envio al cliente de confirmación de las condiciones establecidas. En el caso que se considere un envio de confirmación el proceso gravará la fecha del día como fecha de confirmación del pedido, y además se guardará un histórico de los diferentes envios realizados por si se realiza más de uno. Lo que no guarda el sistema son las condiciones iniciales del primer pedido confirmado. En el listado, las descripciones de los artículos pueden salir con el idioma del cliente, siempre que éstas estén introducidas.
Los pedidos en estado de cerrados, o que formen parte de una expedición que se está preparando no podrán ser modificados.
Los pedidos en estado de ‘cerrados’ no se podrán ni modificar, ni eliminar. Tampoco se dejará eliminar un pedido que haya ocasionado un pedido de compra, siempre y cuando exista todavía éste.
El formulario dispone de varias funcionalidades adicionales. Estas funcionalidades se obtienen con los botones localizados mayoritariamente en la parte inferior del formulario y uno excepcionalmente en la parte superior derecha (Importar de Excel):
Sirve para cargar las líneas de pedido a partir de una hoja de Excel. Para que se active
se debe proceder com si se añadiese un pedido nuevo. Es decir, primero se introduce el cliente y la serie para que
se informen los datos de cabecera del pedido. Luego para incorporar la lineas se pulsa el botón de Importar Excel.
El formato del fichero debe cumplir con que la primera fila debe estar vacía o contener los títulos de las columnas. A
partir de la segunda fila debe contener las lineas correspondientes a los articulos a incorporar. Cuando el programa
detecte 3 o más lineas en blanco entenderá que es final de fichero. No se realiza ninguún control a nivel de precios,
si existen en tarifa los informa y si no asume precio 0 para su posterior revisión. Las columnas deben corresponder a:
Generar albarán del pedido que tenemos seleccionado en pantalla. El sistema nos propone el albarán de salida siempre y cuando tengamos existencias suficientes. El sistema utilizado es el FIFO, es decir que nos propondrá servir los materiales más antiguos antes que los nuevos. Sobre el albarán propuesto el usuario podrá realizar cualquier modificación. Para ver más detalles ver la opción Albaranes
Sirve para cerrar definitivamente todo un pedido que está entregado parcialmente y que el cliente ya no desea que se le sirva el resto. El pedido pasará a estado de 'cerrado'.
Sirve para cerrar una linea de pedido pendiente de entregar o entregada parcialmente porque el cliente ya no desea que se le sirva. En este caso solo se pasa a estado de cerrada la linea. Si hay más lineas pendientes de entregar continuaran en este estado.
Sirve para anular las reservas de stock que se hayan realizado en este pedido.
Este botón sirve para cargar el pedido a partir de un presupuesto previo, siempre que éste esté en estado de firmado. Al pulsar el botón aparecen en un formulario todos los presupuestos del cliente introducido que esten en este estado y que no se hayan pasado ya como pedidos. El usuario deberá seleccionar el presupuesto deseado y éste se cargará en el formulario del pedido arrastrando todas las condiciones informadas en el presupuesto.
Una vez cargado el presupuesto se pueden añadir o eliminar líneas. Las lineas que tengan su correspondencia con el presupuesto quedaran marcadas. Las que no, quedaran pendientes todavía de realizar pedido y por lo tanto se tendran en cuenta para posibles cálculos de planificación. Si el administrador del sistema ha escogido que la numeración de pedidos es la misma que la de presupuestos, entonces las lineas que no tengan correspondencia con el presupuesto se consideran anuladas y por lo tanto ya no impactaran en procesos de planificación.
Nos da información que nos puede ser útil para poder determinar una posible fecha de entrega. La información que nos muestra al margen de la referencia del artículo, descripción y cantidad es la sigüiente:
Stock. Existencias disponibles.
Pend. Cantidad pendiente de servir a otros clientes. Se tiene en cuenta las cantidades pedidas menos las entregadas y menos las reservadas (ya preparadas).
Of AB. Cantidad planificada en órdenes de fabricación pero que aun no se ha iniciado su fabricació.
Of LA. Cantidad en proceso ya de fabricación.
Fec. Max. De todas las órdenes planificadas o lanzadas la fecha mayor prevista de cierre.
Dif. Es la cantidad disponible actual para poder servir todos los pedidos. Si es negativa aparece de color rojo, si es positiva significa que se puede entregar inmediatamente. El cálculos se obtiene:
Dif = Cantidad pedida - ((stock + Of AB + Of LA) - Pend.)
T días. Tiempo teórico de fabricación de la cantidad pedida, expresado en dias. Por ejemplo si el tiempo previsto es de 1 hora y media expresado en días sería 1 día. Si en la fabricación intervienen procesos externos, y éstos son de un mismo centro de fabricación (proveedor) se coge el tiempo mayor de todos (no se suman). Si existen diferentes centros se suma el mayor de cada centro.
T horas. Tiempo teórico de fabricación de la cantidad pedida, expresado en horas.