GENERAR FACTURAS

En primer lugar deberemos seleccionar los albaranes a facturar, para ello deberemos introducir un criterio de selección y posteriormente marcar aquellos albaranes que queramos facturar. Si de un mismo cliente existe más de un albarán para facturar el sistema lo agrupará en una factura o no, en función de lo que indique la ficha del cliente.

En el mismo momento de generar la factura se realizará el asiento contable. En este asiento se imputa como partida de debe la cuenta del cliente informada en la ficha del cliente, y en las de haber la cuenta, o las cuentas, de ventas en función de la familia de los artículos facturados. Hay que destacar que si el usuario administrador ha informado la cuenta de descuentos comerciales, en el apartado de contabilidad/ventas, entonces en las cuentas de ventas se imputará el importe bruto (cantidad por precio tarifa) y no el neto, y los descuentos en la cuenta mencionada. Al margen de las cuentas mencionadas también pueden intervenir la cuenta de descuentos de pronto pago si el usuario administrador así lo ha informado, y la cuenta de IVA que estará en función de los diferentes tipos de iva asignados a cada artículo facturado.

Si en la parametrización (a través del usuario administrador) está informada la cuenta contable de coste de las ventas, se hará un asiento especial. Este imputará a una cuenta definida (a través del apartado de Parámetros del coste de las ventas) por familia y serie de facturación (tabla param_coste_vta), el importe del coste, contra la cuenta definida en la parametrización. Se podrá diferenciar entre las ventas normales y las ventas bonificadas (precio de venta = 0). El hecho de contemplar la contabilización por series, nos puede permitir diferenciar motivos de entrega. Por ejemplo entregas normales de entregas por reposición por roturas, y así los costes los podemos diferenciar y hacer que en el segundo caso no penalicen comercialmente. Este asiento también se puede generar en el momento de realizar un albarán de una serie que no sea facturable.

Si se ha configurado que el sistema contable requiere la introducción de centros de coste en determinadas cuentas, se comprobará para cada cuenta que intervenga en el asiento si lo requiere o no. Si alguna lo requiere se verificará que el cliente tenga informado el centro de coste al cual pertenece, en caso contrario no se dejará facturar.

Para cada factura generada se añade automáticamente un registro al libro de IVA y se actualizan los saldos de facturación por cuentas contables de cliente.

De forma automática también, al insertar las líneas de facturas se actualizan los acumulados de estadísticas de ventas.

En función de la forma de pago se generarán tantos efectos en la cartera de clientes, como número de vencimientos indique dicha forma de pago. Si dicha forma tiene 0 (cero) vencimientos, no se generará ningún efecto por suponer que posiblemente sea un cobro anticipado. En los efectos tenemos dos códigos de banco distintos. El banco endoso que se informará si en el documento que facturamos esta informado el banco a través del cual negociaremos el efecto, y por otro lado el banco del cliente que corresponde a la domiciliación bancaria.

Es posible que se hayan introducido restricciones a nivel de plazos de pago (Tabla restric_ven_cli), por ejemplo que si el importe es inferior a 200 euros no se acepten 3 plazos y entonces el proceso cambiarà automàticamente el plazo de pago. Para realizar estas restricciones se deben realizar directamente por el administrador en la tabla antes mencionada.

En el caso de una factura con divisa respetamos el cambio introducido en el momento de la confección del albarán de entrega.

Si el cliente a facturar pertenece a un grupo y además en los albaranes de entrega se ha informado de que debemos facturar al grupo, se emitirá la factura a nombre del grupo. Puede además darse el caso de que el grupo pertenezca a otro grupo, entonces facturaríamos al grupo final. Solo contemplamos estos dos niveles y se puede dar con frecuencia en entornos de cooperativas. En la tabla de albaranes siempre nos guardaremos el cliente final a quien se ha facturado (cod_cli_fac), y el cliente intermedio si se diera el caso (cod_cli_int). Si el cliente no pertenece a ningún grupo estos campos se informarán a nulo. Puede utilizarse el concepto de facturar al grupo, en aquellos casos en que el sistema de cobro es por renting o leasing. En este caso los documentos de pedidos y albaranes se contabilizan con nuestro cliente habitual, sin embargo la factura se contabiliza con el código del cliente que actúa como entidad financiera. Esto implica que las estadísticas de ventas en función de si se obtienen a partir de las facturas o de los albaranes aparecerán resultados distintos.

En las líneas de factura se almacena el código del representante, ya que se podría dar el caso sobre todo en clientes que se factura al grupo, que los albaranes correspondan a representantes distintos y sin embargo existirá una sola factura. Por la misma razón también se almacena en cada línea el importe a cobrar de comisiones.