FACTURAS COMPRA

Para poder entrar una factura es condición indispensable que previamente hayamos introducido el albarán o los albaranes de entrada de material o servicios a los que hace referencia la factura.

Para introducir una factura escogeremos la opción de añadir. Posteriormente informaremos del proveedor. Una vez introducido éste, pulsaremos el botón ‘añadir albarán’ y nos aparecerá la lista de albaranes pendientes de recibir factura del proveedor seleccionado. Al seleccionar un albarán se cargará en el formulario los datos del mismo. Podremos ir seleccionando más albaranes siempre y cuando correspondan a la misma factura. Los albaranes que se vayan seleccionando deberán tener las mismas condiciones. Las condiciones son: mismo código de divisa, dto. Pronto pago, dto. Especial, tipo de efecto, forma de pago, día de cobro 1, día de cobro 2, aplicación del impuesto IVA, y ec.

Los albaranes que tengan activado el campo ‘bloquear factura’ no podrán ser seleccionados. Los albaranes que contengan algún artículo sujeto a control de calidad, se verificará que el control se haya ya realizado, y si se ha realizado se comprobará que el boletín haya sido satisfactorio, dado que si el material no se hubiera dado por bueno no aceptaríamos el albarán y por lo tanto no podríamos validar la factura.

Las líneas que se vayan cargando correspondientes a albaranes no son modificables en ningún aspecto. En caso de tener que variar precios o cantidades, éstas deberán variarse sobre el albarán, de esta manera se corregirá el coste medio y los stocks si fuera el caso. Para acceder al albarán correspondiente disponemos de un botón (albarán) para tal efecto, de manera que sin salir podamos corregir el albarán y seguir entrando la factura.

Puede darse el caso de que la cantidad que nos facturan no deba coincidir con la recibida en el albarán porque la cantidad recibida deba facturarse en dos facturas por tener fechas de pago distintas. Este caso podría ser que el proveedor ha juntado dos entregas diferentes en una sola, pero sin embargo nos debe respetar los vencimientos de pago que debían de estar en función de la fecha de entrega. Para solventar este caso nos debemos situar en la línea en cuestión y pulsando el botón derecho del mouse podremos cambiarla. Internamente lo que estamos haciendo es desdoblando un albarán en dos, uno que facturamos y otro que generamos nuevo con la cantidad pendiente de facturar y sin generar ningún movimiento de stock. En el nuevo albarán en el campo observaciones ponemos una nota para identificar de que albarán provee.

En el caso de haber portes el porcentaje de Iva a aplicar a esto se define a través del usuario administrador, en el apartado de contabilidad, compras.

De igual manera, si es un proveedor que en su ficha indica que debe aplicarse retención de IRPF, el porcentaje de retención se localiza en los parámetros definidos por el administrador en el apartado de comptabilidad y la pestaña de gastos. Concretamente en el campo indicado com "% IRPF compras". En los parámetros del administrador esta campo está separado del IRPF gastos, porque existe una retención especial que está en función del servicio que se realiza. Para resolverlo hemos considerado que el "% IRPF de compras" será la excepción ya que estará en función de la actividad, y el "% IRPF gastos" será el habitual y se usará cuando se introduzcan facturas a través del apartado de IVA.

Cada Proveedor tiene su sistema de cálculo para realizar sus facturas (redondeo al aplicar cada descuento, redondeo solo al finalizar etc ...), entonces puede suceder que al introducir las facturas del proveedor y realizar el cuadre con nuestros albaranes se produzcan diferencies de céntimos. Para tal efecto hemos habilitado un campo en el que podemos corregir el import de la base que nosotros hemos calculado para poner el que nos dice el proveedor. Solo aceptamos diferencias entre -0,10 y 0,10. Entonces el proceso parte de esta base como buena y realizamos la regularización que corresponda en la última linea del último albaran que incluya. Esto se realiza despues de haber pulsado el icono de "cuadrar".

Procesos que desencadena la entrada de la factura.

Automáticamente que generamos la factura, ésta se traspasa a contabilidad, libro de Iva, y a cartera de pagos. El asiento contable que se genera es el de la cuenta de proveedores contra las n cuentas distintas de compras en función de la familia de artículos. Además pueden intervenir la cuenta de portes, gastos financieros, etc si están informadas. Este asiento puede ser distinto siempre y cuando el usuario administrador haya informado de la cuenta de ‘compras pendientes de facturar’. Si esta cuenta está informada quiere decir que en la introducción del albarán ya se ha contabilizado la compra y existe una partida en la cuenta ‘compras pendientes de facturar’ que ahora debemos cancelar. En cuanto al centro de coste que propone imputar se obtiene, o bien de la familia del primer artículo de la factura (si ésta tiene informado centro de coste), o bien del centro de coste por defecto que se puede informar a través del usuario administrador.

Es posible que una factura Intracomunitaria o del sector de recuperación de chatarra (proveedor nacional) provoque una autofactura para la recuperación del IVA. Esta se generará solo si el usuario administrador ha activado el check de generación automática de estas autofacturas.

En la tabla de efectos tenemos dos campos que hacen referencia al banco. En el primero informaremos del código del banco del proveedor (4 primeros dígitos de la cuenta bancaria, informada en dirección de pago), y en el campo banco endoso colocaremos el banco a través del cual nosotros pagamos habitualmente al proveedor, éste proviene del informado en el albarán y éste a su vez del que tenga informado el proveedor en su ficha.

Modificar Facturas.

Después de introducir el criterio de selección nos aparecerán las facturas seleccionadas. Una vez tengamos en el formulario la factura que deseamos modificar pulsaremos el icono de ‘modificar registro’.

Solo se dejarán modificar aquellas facturas que: 1) el asiento contable generado exista y además que el importe de la cuenta de proveedores coincida con el importe de la factura. 2) que exista la factura en el registro de Iva y que coincida. 3) Y que la suma de los vencimientos pendientes de pago coincida con el importe de la factura.

La modificación eliminará los efectos pendientes de pago, el asiento contable, el libro de Iva y volverá a generarlos con los nuevos datos.

Anular una factura.

Después de introducir el criterio de selección nos aparecerán las facturas seleccionadas. Una vez tengamos en el formulario la factura que deseamos anular pulsaremos el icono de ‘eliminar registro’.

La factura se anulará de la tabla de facturas, del libro de Iva, de la cartera de pagos y se eliminará el asiento contable que se generó (siempre y cuando corresponda a un periodo que contablemente esté abierto). Los albaranes que conformaban la facturan se modificarán para que su estado pase a ser el de pendientes de facturar.

El número de factura anulado no se rellena, salvo que el usuario al generar una nueva factura no lo tenga en cuenta e indique que el nuevo número a asignar sea éste.