ALBARANES

Este proceso servirá para introducir, modificar o anular un albarán de recepción de material procedente de un proveedor. Si el material recepcionado proviene ya de un pedido prevalecerán las condiciones de compra de éste. Si el material que recepcionamos no proviene de un pedido previo, el sistema actuará de la misma forma que en la introducción de Pedidos.

Un albarán no podrá ni anularse ni modificarse si ya está facturado.

Al modificar un albarán debemos de conocer que anulamos todas las líneas y las volvemos a introducir con los nuevos valores.

La introducción o variación de un albarán puede comportar un asiento contable. Esto estará en función de la parametrización que haya realizado el usuario administrador. Si el usuario administrador ha informado de la cuenta contable correspondiente a ‘compras pendientes de facturar’ en el apartado de contabilidad, el sistema generará un asiento al debe de esta cuenta y al haber de las cuentas de compras que vienen determinadas por las familias de los artículos. En cuanto al centro de coste imputado será único. Este vendrá determinado por la familia del primer artículo si está informado el centro de coste en la tabla familias. Si no está informado se mirará el centro de coste del apartado del admin (administrador). De todas manera se informa en la cabecera del albaran y se podrá modificar.

Si queremos retener la factura cuando llegue, porque hay alguna anomalía en las condiciones, disponemos del campo ‘bloquear fact.’ dentro de la pestaña ‘datos facturación’ que podemos activar para tal efecto.

Modelo de entrada de líneas reducida

Se puede configurar por el usuario administrador un formato reducido de introducción de líneas. Si es el caso, solo solicita código de artículo, cantidad, precio y ubicación y lote. Pero si ademas este usuario no tiene permisos para ver costes, el precio de compra se asume que es el precio de coste informado en la ficha del artículo.

Proceso para cada línea de albarán recepcionada:

Si se recibe un artículo que según su ficha indica que no llevamos el control de lotes, se le asignará automáticamente lote 0 (cero). Si por el contrario indica que sí, pueden ocurrir dos cosas en función de cómo el usuario administrador haya informado que sea la numeración. Esta puede ser automáticamente correlativa o manual. En el primer caso, el sistema buscará el número (de 3 dígitos) que toca asignar para el artículo que se esté tratando en la tabla ‘numeración lote’ (maestros auxiliares) y le precederá con 2 dígitos en función del año. En el segundo caso se solicitará el número al usuario que esté introduciendo el albarán. En el caso de la asignación automática el número asignado no será visible hasta que no se haya validado el albarán.

El sistema propondrá ubicar el material en la primera ubicación del almacén que esté marcada como ubicación transitoria, siempre y cuando en la ficha del artículo éste no tenga una ubicación de entrada predeterminada y que coincida con el almacén en que estamos recepcionando.

Se propondrá el número de bultos recibidos en función del campo unidades por bulto de la ficha del artículo. Y se verificará la siguiente condición:

Cant.servida no <= ((bultos exped. – 1) * unid.caja)
Y cant. servida no > (bultos exped. * unid. caja)

Si el artículo que estamos tratando, en su ficha indica que se requiere control de calidad, la cantidad recibida no pasará al stock disponible, si no que se grabará en una tabla (mp_analisis) pendiente de que se introduzca un boletín que libere esta cantidad pendiente de verificación.

Si se recepciona algún material que comporta control de calidad, el albarán quedará marcado con el fin de que cuando se introduzca la factura comprobar si el resultado del control de calidad ha sido correcto, o aún no se ha realizado, y poder dar validez a la factura o no.

Los artículo del tipo ‘NI’ (no inventariables), no generan ningún movimiento de stock ni de control de calidad. Artículos de este tipo podría ser cualquier servicio.

Si el precio de compra difiere un porcentaje x del coste medio, el sistema activará una alarma o no, en función de si el usuario administrador lo ha configurado e indicado el porcentaje a partir del cual se activará la alarma.

Si se modifica un precio (modificación de un albarán ya introducido previamente), el sistema mediante un trigger se encarga de modificar el precio del lote (en la misma ubicación donde se ha recepcionado el material) y actualiza el coste medio. Pero puede darse el caso de que cuando se modifique el precio el material ya haya cambiado de ubicación y entonces el sistema debe modificar el precio del lote en todas las ubicaciones donde se encuentre repartido éste.

Para cada línea de albarán que se recepcione, se modificará el estado de la línea de pedido, pudiéndolo dejar en estado de cerrado o entregado parcialmente, en función de la cantidad recibida. Si todas las líneas del pedido han quedado cerradas, automáticamente el estado general del pedido se pondrá como cerrado.

Si anulamos líneas también debemos tener presente que si proceden de un pedido previo, deberemos dejar el estado de éste en su estado previo a la recepción del albarán.

Si la recepción es de un material que la unidad de compra es por litros però la unidad de stock es por Kgs. se realiza un proceso de conversión para pasar de litros a kgs en función de la densidad que debe estar informada en la ficha de dicho artículo. En estos casos el precio que queda informado como último coste en la ficha y el coste medio no se realiza con el precio de compra real que es por litros sino con el precio resultante de la conversión a Kgs. Esto se hace así para que cuando se solicite un inventario valorado se valore con el precio por el tipo de unidad que se almacena.