Centro de Ayuda de Boss Manager
Producto: Hill

MAESTRO CLIENTES

SELECCION O FILTRO

A través del filtro establecemos las condiciones de los clientes que queremos seleccionar. El sistema de selección lo encontraremos dentro de la ayuda en Introducción, criterios de selección

Nota: Puede darse el caso de que no todos los clientes pueden consultarse o modificarse para algunos usuarios. El sistema permite crear usuarios que se identifican como representantes y por lo tanto tienen unos clientes asignados y solo podrán ver éstos.

FICHA GENERAL

A través del usuario administrador se pueden configurar valores por defecto de cada uno de los campos que se solicitan en el formulario, en el caso de seleccionar la opción de añadir registros.

Los datos de cada cliente los separamos en cinco fichas: Datos Generales, Datos Comerciales, Datos Contables Financieros, Observaciones y contactos. En cada una de ellas encontramos los siguientes campos:

Ficha Datos Generales

• Cliente (numérico) Contendrá el código con el que identificaremos al cliente.
• Nombre (alfanumérico) Contiene el nombre
• Cód. Barras (alfanumérico) Permite asociar un código de barras al cliente.
• Nom. Comercial (alfanumérico) Contiene el nombre comercial de la empresa, que puede ser distinto del nombre fiscal.
• Dirección (alfanumérico) Contiene el domicilio social de la empresa, que puede ser distinto de las direcciones de entrega, de pago y de facturación.
• Los campos Código Postal, Población, Teléfono1, Teléfono2, Fax1, Fax2, Fecha de Alta y E-mail (genérico, dado que por cada persona de contacto se puede personalizar), no presentan especial complicación.
• País (alfanumérico) Pulsando el botón con la lupa, permite escoger las siglas del país, para lo cual se tendría que haber dado de alta en el formulario mantenimiento de Países de la opción Maestros Auxiliares.
• Provincia (alfanumérico) Pulsando el botón con la lupa, permite escoger las siglas de la provincia, para lo cual se tendría que haber dado de alta en el formulario mantenimiento de Provincias de la opción Maestros Auxiliares.
• Identificación(alfanumérico) Permite introducir el número de identificación y continuación deberemos informar este número a que tipo de documento corresponde, por ejemplo NIF, tarjeta de residencia, etc... Hay que tener en cuenta que para poder realizar presentación telemática, no se deben introducir caracteres especiales como puntos o guiones.
• Tipo Identificación(alfanumérico) Código usado por Hacienda para saber el número de identificación introducido anteriormente a que documento corresponde. Por ejemplo puede ser un NIF, o una tarjeta de residencia, etc ...
• Idioma (numérico) Pulsando el botón con la lupa, permite escoger el idioma del cliente, para lo cual se tendría que haber dado de alta en el formulario mantenimiento de Idiomas de la opción Maestros Auxiliares. Dicha opción es interesante si se trabaja con clientes extranjeros, ya que si se han definido Descripciones de Artículos por Idiomas de la opción Artículos, se pueden personalizar documentos (facturas, etc.) en el idioma del cliente.
• Zona suminis (alfanumérico) Pulsando el botón con la lupa, permite escoger la zona de suministro del cliente, para lo cual se tendría que haber dado de alta en el formulario mantenimiento de Zonas de suministro. Dicha opción es interesante para optimizar la entrega de mercaderías, ya que cada zona de suministro tiene unos almacenes asociados, por lo que en todo momento podemos saber si disponemos de stock para hacer frente a pedidos del cliente.
• Activo (SI / NO). Un cliente puede dejar de comprar, pero no podremos darlo de baja si antes no anulamos todas las operaciones que hemos realizado con él. Para no perder este historial tenemos la opción de dejarlo marcado como no activo.
• Origen del cliente. Podemos identificar o no, a través de quien hemos conseguido este cliente para posibles estadísticas a generar. El código a introducir debe previamente haberse dado de alta a través de la opción de menú de Origen Lead, dentro del módulo Gestión en el apartado de clientes.

Ficha Datos Comerciales

En esta ficha disponemos del botón Dir. Entrega, que abre un formulario en el cual se pueden ir añadiendo o modificando las distintas direcciones de entrega de mercaderías del cliente. En dicho formulario además de los datos de la dirección propiamente dichos, habrá que informar el campo identificación en el que se introducirá un identificativo para cada dirección y el campo Puerto destino para introducir el puerto de la citada dirección, si se da el caso.

Siguiendo con la ficha de datos comerciales tenemos:

• Tipo Cliente (alfanumérico) Pulsando el botón de la lupa, se podrá escoger el código del tipo de cliente, debiendo estar dado de alta en el formulario de mantenimiento de Tipos de Clientes. En el supuesto de llevar la gestión de más de una empresa estos tipos debe tenerse en cuenta que son comunes.
• Tipo Clasif 1 (alfanumérico) Permite escoger a qué primera clase pertenece dicho cliente, si se han definido en el formulario Clasificación de Clientes. Dicha clasificación es personalizable por el usuario.
• Tipo Clasif 2 (alfanumérico) Permite escoger a qué segunda clase pertenece dicho cliente, si se han definido en el formulario Clasificación de Clientes. Dicha clasificación es personalizable por el usuario.
• Cód. Tarifa (alfanumérico) Pulsando el botón de la lupa, se podrá escoger el código de la tarifa que se utilizará con dicho cliente, debiendo estar dada de alta en el formulario de mantenimiento de Tarifas de Clientes.
• Representante (numérico) Pulsando el botón de la lupa, se podrá escoger el código del representante del cliente. Para ello se habrá tenido que dar de alta en el formulario de Representantes de la opción Representantes.
• Zona comer. (numérico) Pulsando el botón de la lupa, se podrá escoger el código de la zona comercial a la que pertenece el cliente, debiendo estar dada de alta en el formulario de mantenimiento de Zonas.
• Medio Transp. Permite escoger entre las opciones Aéreo, Marítimo y Terrestre, para especificar el medio de transporte habitual utilizado para los envíos al cliente.
• Medio Transp. Permite escoger entre las opciones Aéreo, Marítimo y Terrestre, para especificar el medio de transporte habitual utilizado por el cliente en sus envíos.
• Portes Permite escoger entre los valores Pagados, Debidos y En Factura, para especificar cómo cargar los portes al cliente.
• Incoterms Permite escoger entre los valores:

C&F: Coste y flete pagados.
CIF: Coste, seguro y flete pagados.
EX(w): En fábrica.
FOB: Franco a Bordo.
FCA: Franco transportista.
CPT: Transporte pagado.
CIP: Transporte y seguro pagados.
DAF: Entregado en frontera.
DES: Entregado a Bordo.
DEQ: Entregado en muelle.
DDU: Entregada sin pago de derechos.
DDP: Entregado libre de derechos.

• Transportista (numérico) Pulsando el botón de la lupa, se podrá escoger el código del transportista habitual para la entrega de mercaderías al cliente, debiendo estar dado de alta en el formulario de mantenimiento de Transportistas de la opción Transportistas.
• Bloquear Ped. (SI / NO) Escogiendo la opción SI se generará un aviso de bloqueo de suministro cuando se realice un pedido para dicho cliente, aunque el pedido podrá realizarse si se desea. Sin embargo en el formulario de pedidos también existe dicho campo, y si allí se escoge la opción SI no se podrá realizar el albarán de entrega al cliente.
• Persona contacto (alfanumérico) Permite introducir el nombre de un contacto del cliente.
• Actividad (numérico) Pulsando el botón de la lupa, se podrá escoger el código de la actividad comercial a la que se dedica el cliente, debiendo estar dada de alta en el formulario de mantenimiento de Actividades.
• Grupo (numérico) Pulsando el botón de la lupa, se podrá escoger el código del grupo o cooperativa al que pertenece el cliente, debiendo estar dado de alta en el formulario de mantenimiento de Grupos de Clientes. En el caso de que haya que facturarle al grupo, este tendrá que estar dado de alta como cliente.
• Imprimir Prec. Netos (SI / NO) Permite especificar si en la impresión de facturas al cliente aparecerá el precio neto (resultado de aplicar los diferentes descuentos) o si por el contrario aparecerán los precios desglosados.

En el marco Descuentos en línea se pueden informar hasta 2 descuentos a aplicar al cliente. Estos dos descuentos pueden informarse aquí o bien en la propia tarifa del cliente. Si se introducen aquí es para no repetir en la tarifa que es por cada artículo el descuento.
En el marco Descuentos en factura se puede introducir un descuento por pronto pago y un descuento especial.

Ficha Datos Contables Financieros

En esta ficha disponemos del botón Dir. Pagos, que abre un formulario en el cual se pueden ir añadiendo o modificando las distintas direcciones de pago (domiciliaciones bancarias) del cliente.

En dicho formulario además de los datos de la dirección propiamente dichos, habrá que informar el campo identificación en el que se introducirá un identificativo para cada dirección y los campos necesarios para identificar la cuenta bancaria: El código Swift o código BIC que identifica la oficina bancaria a nivel internacional. Este código está formado por 4 carácteres que identifican la entidad, 2 que identifican el pais según la codificación ISO-3166, los dos siguientes identifican la localidad y los 3 finales identifican la oficina. Finalmente debe introducirse el Codigo Iban que identifica la cuenta bancaria. Este está formado por 4 dígitos iniciales que identifican los 2 primeros el pais según la codificación ISO-3166 y los 2 siguientes el dígito de control. A continuación le siguen 30 carácteres que corresponden a la cuenta bancaria según la normativa de cada pais. No deben introducirse carácteres especiales (guiones, etc ...) ni espacios en blanco.

También disponemos del botón Dir. Factura, que abre un formulario en el cual se pueden ir añadiendo o modificando las distintas direcciones de facturación del cliente. Funciona de igual modo que las direcciones de pago.

En  la ficha de datos comerciales tenemos:

• Divisa (alfanumérico) Pulsando el botón de la lupa, se puede escoger la divisa utilizada en las operaciones del cliente, para lo cual se tiene que haber dado de alta en el formulario Divisas de la opción Maestros Auxiliares.
• Tipo efectos (alfanumérico) Pulsando el botón de la lupa, se podrá escoger el código del tipo de efecto que utilizará para realizar los pagos el cliente, debiendo estar dado de alta en el formulario de mantenimiento de Tipos de efectosID_TIPEF@maestrosauxiliares.hlp de la opción Maestros Auxiliares.
• Forma pago (alfanumérico) Pulsando el botón de la lupa, se podrá escoger el código de la forma de pago que se utilizará con dicho cliente, debiendo estar dado de alta en el formulario de mantenimiento de Formas de pago de la opción Maestros Auxiliares. Existe una forma de pago PER que es fija y que permite personalizar los vencimientos y el reparto de importes en cada uno.
• Día de pago (numérico) Permite introducir hasta 3 días de pago del cliente.
• Cta. Bancaria (numérico) Permite escoger el código de cuenta y el banco (propios de la empresa) que utilizaremos para que nos pague el cliente (se utilizará en caso de transferencias,  cartas de créditos, etc.). Para ello se habrá tenido que dar de alta en el formulario de Cuentas bancarias de la opción Maestros Auxiliares.
• Alb. Valorado (SI / NO). En el impreso de albarán de ventas (que se personaliza para cada empresa) deberá tenerse en cuenta si se quiere mostrar opcionalmente los precios de venta o no.
• Agrupa Alb. En Fac. (SI / NO). En caso de contestar afirmativamente, en el proceso de facturación se agruparan tantos albaranes del mismo cliente como sea necesario, siempre y cuando tengan las misma condiciones.
• Copias Facturas (numérico). Número de copias a realizar en el impreso de facturas. Este parámetro debe tenerse en cuenta a la hora de personalizar el impreso para cada empresa. Aplicar % IVA (SI / NO) Permite especificar si las operaciones con el cliente son susceptibles de aplicar IVA o si están exentas.
• Aplicar % Recargo (SI / NO) Permite especificar si las operaciones con el cliente son susceptibles de aplicar Recargo de Equivalencia o si están exentas.
• Tipo Op. IVA Permite escoger entre las opciones Nacional, Intracomunitario y Extracomunitario. Debemos recordar que en la actualidad los clientes de Canarias deben considerarse Extracomunitarios. Este tipo de operaciones serán las que se desglosaran en el listado de iva. Intrastat (SI / NO) Permite escoger si el cliente está sujeto a Intrastat (clientes comunitarios).
• Persona contacto (alfanumérico) Permite introducir el nombre de un contacto del cliente. Aún y así disponemos de la opcion de contactos para introducir más de uno.
• Pol_seguro. Para algunos determinados clientes se contratan seguros de transporte de la mercancía y se precisa alguna relación mensual. Con este fin hemos introducido este campo para identificar la póliza de seguro de cada uno de ellos.
• Cód. Proveedor (numérico). El código de proveedor és el código con el que nuestro cliente nos identifica en su gestión.
• Emitir Fac. al grupo (SI / NO) Escogiendo la opción SI permite emitir pedidos y albaranes al cliente pero las facturas al grupo al que pertenece. Para ello el grupo ha de estar dado de alta como cliente.
• Frecuencia Fac. Permite escoger entre las opciones Diaria, Semanal, Quincenal y Mensual.
• Centro coste (alfanumérico) Pulsando el botón de la lupa, se podrá escoger el código del centro de coste al que se asociará dicho cliente, debiendo estar dado de alta en el formulario de mantenimiento de Centros de costemcost@tablasmaestras.hlp de la opción Tablas Maestras del apartado de  Contabilidad. Dicha opción se utilizará si contablemente se realiza una gestión analítica, asociando a cada cliente a un centro de coste contable.
• Crédito (numérico) Permite establecer el límite de crédito del cliente. Si el valor introducido es cero (0) o nulo no se controlará.

En el marco Cuentas Contables se pueden informar hasta 3 cuentas contables para este cliente. Las cuentas se forman a partir de las cuentas de mayor introducidas en la parametrización de la Aplicación (con el usuario administrador) y el código del cliente completado con ceros. Al añadir una cuenta contable, automáticamente se da de alta en el plan de cuentas de la empresa y ejercicio activo, pero al contrario, si modificamos un cliente borrando una cuenta, esta no desaparece del plan contable. La cuenta 1 es la que se usará para la facturación (si está informada) y la cuenta 2 se usará para riesgo bancario.
En el marco Cuenta Especial se puede introducir una cuenta contable informándola completamente (por lo que no es preciso que empiece por 4 ni que acabe con el código del cliente). En el caso de que no esté informada la cuenta 1, para la facturación se usará la cuenta especial.

Ficha Observaciones

• Observaciones (alfanumérico) Permite introducir observaciones adicionales

En el marco Periodo vacaciones se pueden informar hasta 2 rangos de fechas en los que el cliente realiza vacaciones. Estos rangos pueden utilizarse para tener en cuenta en el cálculo de vencimientos, siempre y cuando se configure a través del administrador.

En el marco Condiciones Factura:

• Serie Fac. Priori (Serie de facturación prioritaria o por defecto): Es la serie de facturación que al realizar un presupuesto, pedido o albarán el sistema propondrá.
• Fac. Direc. Ent. : Si la respuesta es si emitirá facturas diferentes al mismo cliente en función de las diferentes direcciones de entrega de material, en caso contrario se agruparán en una única factura.
• Tipo Efec. Abono: Al realizar un pedido o albaran de una serie rectificativa, el sistema propondra este tipo de efecto en lugar del establecido normalmente.

Ficha Contactos

• Muestra el formulario Contactos, con el fin de poder ver o modificar los contactos relacionados con el cliente.

Los clientes creados o modificados por usuarios que requieran una supervisión de los cambios, no serán operativos hasta que un usuario autorizado los valide con la opción correspondiente.

Una vez informados todos los campos, aceptar los datos introducidos mediante las opciones

        o bién        
 

Si no se desean validar los datos modificados y mantener los datos anteriores.
              

        o bién        

FUNCIONALIDADES ESPECIALES (BOTONES)

El formulario dispone de varias funcionalidades adicionales. Estas funcionalidades se obtienen con los botones localizados en la parte superior izquierda el de duplicar y el resto en la parte inferior del formulario:

• Duplicar

  Permite duplicar los datos de un cliente, debiendo modificarse el código si el cliente es de la misma empresa, no siendo necesaria dicha modificación si el cliente lo asignamos a otra empresa (en caso de tener varias).
   
  

• Consulta Riesgo

  Muestra el formulario de Consulta Riesgo Cliente  de la opción Cartera para ver el saldo pendiente de cobro, siempre y cuando el usuario tenga permiso para acceder a esta opción.
   
  

• Estadísticas.

  Abre el formulario para realizar una estadística de ventas, informando automáticamente del código del cliente.
   
  

• Condiciones grupo.

  Sirve para poner a todos los clientes seleccionados (lo normal sería seleccionar los que pertenecen al mismo grupo), las mismas condiciones financieras y comerciales que el cliente que corresponde al grupo seleccionado. Las condiciones que se asignan son: Forma de pago, plazo de pago, tipo de efecto, domiciliación bancaria, tarifa, descuento especial 1 y 2, código de representante, código de actividad, tipo de cliente y código de representante.
   
  

• Hoja Pedido.

  Listado para mandar (por e-mail)  a sus clientes con el fin de cumplimentar el pedido de compra. Este listado debe personalizarse a cada empresa y por lo tanto no se implementa en la opción standard.
   
  

• Enviar tarifa.

  Listado para mandar (por e-mail) a sus clientes informándole de su tarifa. Igual que en el caso anterior esta opción debe personalizarse y no se implementa como standard.
   
  

• Ficha consumo.

  Listado exportable a Excel informando de una estadística de venta concreta. Opción no implementada como standard y por lo tanto es personalizable para cada empresa.
   
  

• Informes

  Permite realizar mailings, cartas o circulares. Para ello es necesario haber creado un documento Word previamente. Este documento debe contener al inicio una tabla de 2 columnas (sin importar el tamaño). En esta tabla no es necesario poner ningún dato. A continuación de la tabla debemos poner el texto de la carta o circular a enviar. Al pulsar el botón de Informes, nos aparecerá un formulario para poder seleccionar el documento word, y como se quiere que aparezcan los datos de cabecera. Se da a escoger entre 3 opciones. Una con el logo de la empresa en la parte izquierda y los datos del cliente en la parte derecha (justificados a la izquierda), otra, con el logo en la parte izquierda y los datos del cliente en la derecha (justificados a la derecha), y otro con los datos del cliente a la izquierda y el logo de la empresa a la derecha. Los datos que aparecen para cada cliente son: El nombre Fiscal, la dirección, la población y código postal, y la provincia y país. Como resultado final obtendremos una carta o circular para cada cliente seleccionado según el criterio escogido.
  
  Una alternativa para generar cartas o circulares, puede ser obtener un fichero Excel con los datos correspondientes a la dirección. Por otro lado debe generarse con Word una carta. En este documento y en la pestaña "Correspondencia" seleccionar destinatarios y escoger la hoja Excel generada. Seguidamente deberemos "Insertar campo combinado" y deberemos ver las cabeceras del Excel generado. Finalmente cuando esté configurado deberemos pulsar "Finalizar y combinar", y seleccionar imprimir documentos.
  

• Importar

  Permite importar registros declientes a partir de un fichero excel. El formato del fichero debe ser con el que se muestra a continuación: