ACTUALIZAR INVENTARIO

Un procedimiento previo a la actualización del inventario, siempre y cuando sea un inventario general, prodría ser:

1.- Revisar la situación de las órdenes de fabricación. Lo mejor sería no tener ninguna órden lanzada o cerrada parcialmente, ya que éstas órdenes tienen material reservado. Una manera de realizarlo sería anulando los lanzamientos, y en el caso de las cerradas parcialmente, cerrándolas por la cantidad igual a cero. De esta manera no quedaría ninguna cantidad reservada para órdenes de fabricación.

2.- Podemos tener material reservado en pedidos de venta o en proceso de expediciones o packing. En este caso también deberíamos tenerlo en cuenta y cerras las expediciones si es el caso.

3.- Tenemos que tener presente los diferentes almacenes que gestionamos dado que puede haber almacenes externos, y de éstos, posiblemente no se realizará inventario. Debemos tenerlo presente ya que si decidimos inicializar el stock a cero, seguramente estos almacenes no deban inicializarse para no perder las existencias actuales.

4.- Obtener previamente un listado de existencias y exportarlo a Excel.

5.- Del inventario introducido y todavía no actualizado, sacar también un listado exportado a Excel. Comparar los dos listados con la finalidad de revisar artículos que antes del inventario tenían existencias y ahora no. Esto nos puede dar una pista de si se han dejado alguna zona por inventariar.

5x.- El paso 4 y 5 se pueden omitir si para realizar el recuento se obtiene el excel que puede proporcionar el listado de existencias, marcando el check "obtener plantilla inventario". De esta forma se realiza el recuento a partir de las existencias que había hasta este momento. El mismo Excel obtenido y modificado con las cantidades inventariadas sirve para poder importar el inventario desde Excel.

6.- Inicializar todo el stock. Para ello existe una opción de menu Inicializar stock. De todos los artículos de un almacen determinado los coloca con saldo 0, a excepción de las existencias reservadas. Y asi nos aseguramos que partimos de cero.

7.- Antes de proceder a la actualización del inventario, debemos tener claro si se ha inicializado el stock con la opción anterior o no. Dado que deberemos escoger en este momento entre 3 opciones:

No inicializar saldos. En función de la existencia que tiene el sistema realizará un movimiento de entrada o salida para dejar el saldo final igual al del inventarió introducido.

Inicializar saldos de los artículos inventariados. De todos aquellos artículos que se han introducido a través de la opción de entrada de inventario, realizarà el movimiento previo de dejar la existencia a ceros. Esto significa que si se ha inventariado un artículo y no habían existencias, también debería haberse introducido con existencia igual a cero. De no hacerlo dejaría la existencia según el sistema.

Inicializar saldos de todos los artículos. Siempre que cumplan el criterio que se puede introducir debajo, como la tipología del artículo, y el tipo de stock (disponible,reservado, ...).

Proceder a la actualización del inventario y para ello debemos introducir la fecha de actualización. Con esta fecha se seleccionaran todos los datos introducidos por "Entrada de inventario" que sean de ésta fecha y que no hayan sido ya actualizados. El movimiento de inventario que realiza es un movimento de entrada o de salida para regularizar la existencia actual a la introducida en el inventario. Esto se realiza así para la gestión del inventario permanente. Evidentemente si previamente se ha realizado la opción de inicialirzar stock, el movimiento de entrada coincidirá con la introducida en el inventario.

Si se ha realizado la opción de Inicializar stock , la opción a seleccionar será la de "No iniciar saldos a cero", ya que esta función ya se ha realizado.

Si se realiza un recuento para el control del inventario permanente, la opción idonea sería la de "inicializar saldos artículos inventariados". Esta opción lo que haria es poner a ceros las existencias de aquellos artículos que se han recontado. Pondría a cero la existencia en el almacen del artículo recontado indistintamente de la ubicación o lote que se haya introducido. Es necesario en este caso que si de algun artículo que se ha contado la existencia es de cero, ésta deba introducirse. Si no se intodujera no se pondría a cero la existencia real y por lo tanto seguiría habiendo la existencia que tenía el sistema. Para poder seleccionar esta opción deben tenerse privilegios de usuario.

Retroceder actualización del inventario.

Puede ocurrir que los datos introducidos de inventario sean erróneos. En este caso el procedimiento para retrocer o volver a cargar el inventario se podría realizar siempre y cuando no se haya actualizado el inventario con la opción de inicializar saldos.